FAQ: een arbeidsovereenkomst elektronisch ondertekenen, geldigheid en gevolgen?

Onder welke voorwaarden kan je een arbeidsovereenkomst elektronisch ondertekenen en wat zijn de gevolgen ervan?

De digitale ondertekening van een arbeidsovereenkomst is omwille van de doorgedreven digitale evolutie en de voorbije coronacrisis in een aanzienlijke  stroomversnelling geraakt. ‘Social distancing’, telewerk en Team-meetings online zijn bekende uitvloeisels van dit fenomeen geworden. Maar kan men ook vanop afstand een geldige arbeidsovereenkomst sluiten en zo ja, voor welke soort overeenkomst en welke zijn de voorwaarden?

Definitie van een ‘elektronische handtekening’

Onder ‘elektronische handtekening’ verstaan we de handtekening die wordt gecreëerd door de elektronische identiteitskaart of nog, de handtekening die voldoet aan dezelfde veiligheidswaarborgen.

Aan welke voorwaarden moet zo’n elektronische handtekening voldoen?

De handtekening moet van een gekwalificeerde elektronische dienstverlener uitgaan die bepaalde specifieke veiligheidsgaranties biedt.

De elektronisch ondertekende arbeidsovereenkomst moet:

• worden opgeslagen bij een onafhankelijke elektronische archiveringsdienst (= een derde, neutrale partij);
• steeds raadpleegbaar zijn voor de werknemer dankzij dit elektronisch bewaard exemplaar;

Het arbeidsreglement moet bovendien melding maken van de identiteit van de elektronische archiveringsdienst en verduidelijken hoe de werknemers bij deze dienst toegang kunnen krijgen tot de elektronisch bewaarde documenten.

Wat is de juridische waarde van een elektronische handtekening?

De elektronische handtekening is een alternatief voor de klassieke handtekening op papier.

De  elektronische arbeidsovereenkomsten kunnen slechts worden gelijkgesteld met papieren arbeidsovereenkomsten voor zover ze werden ondertekend met een gekwalificeerde elektronische handtekening, namelijk via de eID. In België is het bekomen van zo’n handtekening nog niet mogelijk omwille van twee redenen.

De concrete veiligheidswaarborgen waaraan een elektronische identiteitskaart moet voldoen, moeten immers nog via Koninklijk besluit worden vastgelegd. Er zijn op dit ogenblik in België geen erkende instanties die de conformiteit van gekwalificeerde elektronische handtekeningen kunnen beoordelen. Dit heeft tot gevolg dat de bepalingen die de wetgever invoerde en die specifiek gericht waren op gekwalificeerde elektronische handtekeningen, nog niet uitvoerbaar zijn.

Niet-gekwalificeerde elektronische handtekeningen zoals ze in België momenteel bestaan, zijn dus perfect geldig maar kunnen niet helemaal worden gelijkgesteld met handgeschreven handtekeningen (of gekwalificeerde elektronische handtekeningen), aangezien ze een minder sterke bewijswaarde bezitten. Dit betekent bijvoorbeeld dat voor een rechtbank een elektronisch getekende overeenkomst in dat geval slechts geldt als feitelijk vermoeden of begin van bewijs in plaats van als onderhandse akte.

Wanneer zal een volwaardige gekwalificeerde handtekening dan mogelijk zijn?

Dit is slechts mogelijk indien een koninklijk besluit genomen wordt dat de voorwaarden vastlegt waaraan een gekwalificeerde elektronische handtekening moet voldoen. Hiervoor is echter vereist dat minstens één officieel beoordelingsorgaan of “CAB” (Conformity Assessment Body) in ons land actief is. Dit is momenteel nog niet het geval noch te voorspellen.

Welke arbeidsovereenkomsten kunnen elektronisch ondertekend worden?

Volgende overeenkomsten kunnen elektronisch ondertekend worden:

• de gewone arbeidsovereenkomsten (bv. voor een bediende, arbeider, handelsvertegenwoordigers, enz.);
• de arbeidsovereenkomsten voor betaalde sportbeoefenaars;
• de arbeidsovereenkomsten voor tijdelijke en uitzendarbeid;
• de PWA-arbeidsovereenkomsten;
• de startbaanovereenkomsten;
• de beroepsinlevingsovereenkomsten.

Kan één van de partijen verplicht worden om de arbeidsovereenkomst elektronisch te ondertekenen?

Neen: noch de werknemer noch de werkgever kan hiertoe verplicht worden. Er moet bijgevolg een akkoord zijn tussen partijen daaromtrent.